Audits, Empfehlungen und Begleitung untermauern den Erfolg Ihrer Dokumentenprojekte
Ein System zur Erstellung von Dokumenten fördert die Leistungsfähigkeit eines Unternehmens, was mittels Veröffentlichungen an die Kunden oder durch die Sicherstellung von Kenntnissen innerhalb des Unternehmens erfolgen kann.
Ihr Unternehmen ist einzigartig: 4D CONCEPT entwirft für Sie Audits und einen Weg kontinuierlicher Verbesserung, der auf Empfehlungen beruht, die es Ihnen ermöglichen, die für jede digitale Transformation notwendigen bewährten Verfahren zu übernehmen.
Worin bestehen unsere Dokumenten-Audits?
Wir beobachten bei unseren Dokumenten-Audits verschiedene Aspekte Ihrer Produktion und Ihrer Nutzung von Informationen, die für Ihr Unternehmen relevant sind.
So führen wir kontextualisierte, personalisierte Audits durch, die es uns ermöglichen, Ihnen Bericht zu erstatten:
Wie läuft ein Dokumentenaudit ab?
Ein Dokumentenaudit beginnt mit einer Phase der Bestandsanalyse, die mehrere Aspekte anspricht:
Thematische Abdeckung der Dokumentation. Welcher Art ist ein Dokument, für wen ist diese Dokumentation bestimmt?
Der Prozess der Dokumentenerstellung, die Schritte, aus denen sich der Workflow zusammensetzt, und seine Übergänge, die Akteure, Ressourcen und Fachgebiete, die in den Lebenszyklen von Publikationen betroffen sind.
Herausforderungen und Erwartungen, eigentliche Gründe für das Audit, welchem Ziel es dienen soll, erkennbare Probleme, Einschränkungen.
Format des Dokumentenbestands, unstrukturiert oder strukturiert, normiert oder nicht normiert, Text oder Multimedia.
An wen richten sich die Ergebnisse des Audits, Information des Managements oder Verbesserung technischer Leistung?
Alle diese vorbereitenden Parameter dienen dazu, die repräsentativen Mitglieder des Expertenteams festzulegen, die vom Prüfer ausgewählt werden.
Die Audits werden von Interviews begleitet, in denen alle oben genannten Punkte gesammelt und zusammengefasst werden. Diese Interviews können je nach Thema vor Ort oder als Ferninterview durchgeführt werden.
Der Austausch mit dem Antragsteller des Audits findet regelmäßig statt und ermöglicht es, bei Bedarf bestimmte Suchachsen neu auszurichten oder neue Untersuchungsansätze für die Analyse zu identifizieren.
Ein Prüfbericht und eine zusammenfassende Darstellung der Ergebnisse werden dem Kunden als Endlieferungen übermittelt. Diese Berichte können je nach Art der Prüfung verschiedene Formen haben.
Welche Themen werden von unseren Empfehlungen abgedeckt?
Als Teil eines Audits oder als Antwort auf eine direkte Anfrage bietet 4D CONCEPT Empfehlungen zu Dokumenteninformationssystemen.
Unsere Empfehlungen sind auf Ihr Unternehmen zugeschnitten. Wir integrieren Ihre Besonderheiten und führen Sie unter Berücksichtigung folgender Punkte:
Ihr Tempo, mit dem Sie Veränderungen akzeptieren (zu schwere Empfehlungen erweisen sich als schwer umsetzbar).
Ihr lokaler, internationaler Kontext und Ihre Unternehmenskultur.
Strategische, politische und organisatorische Aspekte.
Eine Begleitung bei der Wiedergabe des Audits stützt die Ergebnisse, um die durchgeführte Analyse zu verdeutlichen.
Normative Kontexte: ASD/AIA, DITA Oasis, proprietäre XML-Schemata usw.
Warum sollte man sein Projekt 4D CONCEPT anvertrauen?
4D CONCEPT ist ein führendes Unternehmen für dokumentarische Informationssysteme und hat seit über 30 Jahren erfolgreich bei anerkannten Unternehmen an komplexesten Projekten gearbeitet.
Wir sind Spezialisten für Dokumenten-Engineering, Produzenten von Inhalten und Nutzer unserer Dokumentenlösungen.
Wir sind Softwarehersteller, Experten für Normen und unterstützen unsere Kunden jedes Jahr mit unseren von Fachleuten empfohlenen Schulungen bei der Einführung bewährter Verfahren.
4D CONCEPT ist genau der richtige Partner für jedes Ihrer Projekte auf dem Gebiet der technischen, kommerziellen oder kommunikativen Dokumentation.