Le processus documentaire est vivant ! Ce n‘est une surprise pour personne. Une fois un projet amené à son terme, de nombreux paramètres et facteurs extérieurs peuvent venir impacter la documentation au cours du cycle de vie du produit. Un changement de pièces, d’un outillage, d’une référence ou d’un consommable, ou bien encore une demande client ou une nouvelle contrainte, normative ou règlementaire, sont autant de raisons de devoir procéder à des modifications et/ou mises à jour de la documentation (RFU).
L’enjeu n’est dès lors plus de savoir si oui ou non le fond documentaire sera impacté au cour des 20 à 30 années d’exploitation produit, mais de visualiser précisément et rapidement où le sera-t-il.
L’ANALYSE D’IMPACT
Le plus souvent, les modifications répondent à des cas typiques qui impactent le fond documentaire, comme la mise à jour d’un outillage, qui peut, selon les cas, se répercuter sur un ensemble de procédures.
Dans le meilleur des cas, la modification peut se limiter à la mise à jour de la référence de l’outillage concerné. Mais comme dit juste avant, le changement d’un outillage, même s’il a la même finalité que le précédent, peut impacter la façon d’exécuter certaines tâches.
L’analyse d’impact répond au besoin important d’identifier rapidement et facilement l’ensemble des unités documentaires (data module) référençant cet outillage pour en faire l’analyse et, si besoin, les affecter en lot à des spécialistes qui pourront les mettre à jour.
Ce cas d’impact peut être étendu à toute évolution d’éléments de soutien nécessaire à l’exécution des tâches, que ce soit un article, un ingrédient, un équipement de test, un changement de localisation, un message d’avertissement, un danger, une signalétique, une dénomination, …
Dans un système où la gestion de configuration est un élément important, le module Search and Analytics permet de faire des recherches sur les configurations spécifiques et de fournir la liste des objets documentaires correspondants à ces critères de configuration.
LE CONTROLE DE MASSE
De la même manière, le module Search and Analytics permet de réaliser des contrôles en masse sur le fond documentaire. Toujours dans le cas d’une modification impactant un plus ou moins grand nombre d’unités documentaires (DM), il permet de s’assurer que toutes les unités documentaires devant être modifiées l’ont bien été, et que la totalité du fond révisé correspond bien à l’analyse d’impact.
Il est également possible de réaliser une recherche permettant d’extraire des Data Modules avec leur raison de mise à jour (RFU), afin de s’assurer qu’aucun n’ait été oublié. De fait, il est possible d’obtenir, en plus, une liste exhaustive de l’ensemble des RFU par unité documentaire.
LES RECHERCHES AVANCÉES CONTEXTUELLES
Une autre façon de tirer parti de ce module, en dehors de l’analyse d’impact, consiste à élaborer et exécuter des recherches contextuelles sur la structure XML du document, comme par exemple, rechercher un mot dans une balise « Abréviation » plutôt que de rechercher ce mot indépendamment de sa sémantique.
Petite révolution, le module Search and Analytics décuple les capacités de recherche et d’analyse du fond documentaire, il offre de nouvelles perspectives aux utilisateurs et manager, qui désormais, peuvent facilement et rapidement anticiper, chiffrer et contrôler tous les travaux de mise à jour.